LEEKWHITE
2 years ago
哩喜勒工三小
關於文件的管理與撰寫

最近由於負責外包業務與美術資料庫的窗口,開始接觸一些文件報告撰寫的業務,過去習慣面對面的溝通,因此在撰寫文件時會發生不少杆格之處:

一些很簡單理所當然的事如果不明白條列的寫出來,
就會造成認知落差進而增加溝通成本
LEEKWHITE
2 years ago
因此製作文件時務必鉅細靡遺反覆校對,
在這樣的製作過程中不禁讓我想到當年服役時的一段小小故事:

05年時在花蓮美崙山雷達站服役,彼時進行裝備檢查,
駐地所有裝備從槍彈到床架枕頭都要一一核對毋有缺漏,
當時排副要所有人在寢室集合於床鋪前就位,開始檢查個人裝備,
同時提出問題:你各位知道什麼是床單嗎?

排副面向我示意要我回答,我感覺這個問題莫名其妙於是直接指著鋪設整齊的床墊上:

"報告,這就是床單"

排副對這個回答顯然並不滿意,轉向另一名學長:李逍遙你說說看什麼叫做床單?
這位李學長因為外散時很會打茫又長得像胡歌所以被戲稱李逍遙,
LEEKWHITE
2 years ago
逍遙往前一步180度原地轉身對著我剛剛指的床位:

報告排副,床單,就是鋪設在床墊上的白色布料,長2米2寬1米3,正面有空軍警衛連的單位徽章印刷,每個單兵備有兩件,依衛生習慣定時更換,鋪設時須在四角以別針加以固定拉挺不可有皺褶,報告完畢。

當下我受到震撼不下於聽到么八被取消,我想當然耳的答案並不精確,

因為我的理所當然並不一定是你的理所當然,
若沒有明確的定義,每個人各自理解又各自誤解又或是任意曲解,
都會對單位組織產生各種可大可小的不良影響,
為了避免這種情況在文件的製作上在怎麼用心也不為過,

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